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今日からできる!楽しいイベントを作るために意識したい4つの柱と3つのポイント

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こんばんにちはーさんしちです。普段はしがない会社員エンジニアとして働いておりますが、
社内外向けにイベントを行ったり、プライベートでもイベントスペースがあるシェアハウスでイベントを開催しています。仕事帰りや土日も興味の赴くまま財布の許すまま(笑)、何かしらのイベントに参加しまくっています。
※最近は行き過ぎてアウトプットする時間が減りすぎたのを反省して頻度は少し減らしています。

行ってみて「よかった!」と思うイベントもあれば正直「うーん…」と思わざるを得ないイベントもありました。また、主催してみて「いい感じ!」って思うこともあれば「・・・(絶句)」ってなることもありました。

今回は、実際にたくさんのイベントに足を運び、実際に企画し実施してきたわたしなりに「成功するイベントに不可欠な要素と意識したいポイント」をまとめたいと思います。

 

企画→告知→実施→アフターフォローだよ

 

楽しい!また来たい!と思えるような人を惹きつける魅力的なイベントを作るために必要な要素は、

「企画」「告知」「実施」「アフターフォロー」の4つの要素が不可欠です。そして各要素において意識したいポイントが3つずつあります。これから順番に一つずつ説明していきます。

 

企画:全ての土台。これが一番大事!!

当然ながらこれが一番大事です。しょーもない企画ではいくら告知がうまくても、満足度にはつながりませんね。それではポイントをチェックしていきましょう!

・「自分たちがわくわくできる」ことを考えよう

まずは「自分たちがわくわくできるか」です。自分が「楽しい!」って思えないイベントにどうして人が来たいと思うでしょうか?
また、告知するにしても、自分が楽しいと思っていれば自然と周りに楽しさと熱意が伝わります
誰かを喜ばせるという視点は今はいったん置いておいて、まずは自分を最大限喜ばせることを考えてみましょう!

 

・ストーリーを描く

わくわくできるようなプランが浮かんだら、ストーリーを描きましょう。
告知文を見たとき、参加を決めたとき、会場まで行く道程、入ったときの会場の雰囲気、イベント中の雰囲気、帰るとき。
事前告知からイベントが終わるまでの節々で、参加してほしい人が「どんな気持ち」になってもらいたいのか、「どんな体験」をしてほしいのかを事細かにイメージしてみましょう
そうすれば実現するために何が必要なのか、どうしたらいいのか、やることが見えてきます。
こうなったら最高だ!と思えるような素晴らしいシナリオを作ってみましょう!

 

・組み合わせが大事

企画するにしても「お金がないよ」「すごいゲストなんて呼べないよ」なんて言ってはいけません。限られたリソースでも精一杯努力することが素晴らしいイベントづくりの第一歩です!

手持ちのものは平凡でも、組み合わせ次第で非凡なイベントに化ける可能性だってあります!

例えば、お金がなくて、十分に食事を用意できなくても、参加者に頼んで持ち寄り形式にしてもらえばいろいろなものを食べられるし用意する手間も省けます。

すごいゲストを呼べなくても、何人かが特定のテーマで短い話をする会を開いても十分に盛り上がります。IT系のイベントでよくある、LT(←ライトニングトークのこと)イベントなんて最たる例です。

 

告知:遠慮無用!強気に知らせよう!!

企画ができたら、今度は告知です。情報過多のこのご時世、積極的な告知をせずして人は集まりません。どんどん工夫して、がんがん告知していきましょう!

・メリットを知らせる

地方なら、わざわざそこまで足を運ぶだけのメリットは何なのか?都会なら他にも行けるイベントはたくさんある中でなぜここに行くメリットがあるのか?、参加者にとってのメリットは何かを考え、伝えましょう
特に勉強会やセミナーなどの場合は必ず!必ずや!参加することで得られるメリットを伝えましょう。
どんなに些細なポイントでもいいんです、イベントに行ったら得られるメリットをどんどん列挙しましょう!
そして、実際に得られるようなコンテンツをつくりましょう。

・友達におすすめする感覚で

身近な友達に「こんなイベントがあるから一緒に行こうよ!」というテンションで告知文を書けばOKです!
顔の見えない相手に「このイベントはXXでXXXで云々・・・」なんて説明しようと思うと堅苦しい感じになっちゃいますよね。
ですが、身近な友達や会社や学校の先輩におすすめする感覚で告知文を考えてみると、自然と相手(=参加者)にとってのメリットやアピールポイントを考えることができます。
また、5W1Hを意識して書くとイベント情報のヌケモレも減るので意識してみましょう。

・一度で満足するな

一回告知しただけで満足した気になってはいけません。何回も告知しましょう。
あんまりやりすぎるとウザいので、開催決定時→開催2週間前→1週間前→(当日参加OKなら)当日という感じでやってみましょう。
また、告知の方法もたくさんあります。Facebook、twitter、LINEなどなど使えるものはどんどん活用しましょう。
イベントの情報を知らせると代わりに告知してくれるメディアやサービスもあるのでこれらを活用するのもアリです。

セミナーもパーティーも!イベント告知や集客ができるサイト4選

 

実施:当日の段取りって大切ですよね。

企画もばっちり告知も完璧。なのに本番で大ゴケしてしまっては元も子もありません。スムーズに進行できるよう事前に何回もシミュレーションしておきましょう。

・パラダイムシフトで考えよう

パラダイムシフトというのは簡単に言うと視点を変えることです。
主催側では気づかなかったことを参加者の視点、あるいはもっと広くて高い視点で見てみることで段取りを完璧にしていきます。
わたしはよく来場者の気持ちをイメージしています。この時間くらいに来て、受付ではこんな説明を受けて、こんな進行で、、、なんてことを考えていきます。
知り合いのイベンターさんは時間軸に沿って考えるって言っていました。X時には会場はこんな様子で、XX時にはこれだけ人が来ているからああしてこうして、、という感じで考えていくそうです。

・使えるものは使え

会場設営、来場者への対応、受付、集金などなど。イベント当日はやることがめちゃくちゃあります
有料のイベントなら事前に支払うサービス(peatixpaymo)などを使っておけば当日対応する手間も省けますしお釣りの用意もいらないですし集金忘れもないですね。
また、参加者に手伝ってもらうというのもアリです。手伝ってもらう代わりに参加費を割引すると割と簡単に手伝ってもらえることができます。チョロイデスネ
あの手この手で手間を省きましょう。主催は参加者を楽しませることだけに集中できるようにしましょう!!

・いろんな人に話しかけてみよう

一般の参加者としてイベントに参加すると、話してみたいんだけどなかなか話しかけづらい人っていませんか?
全ての参加者に怪しまれることなく分け隔てなくハードル低く話しかけることができるのが主催の特権です!(逆につまらなかったらすぐに離脱することも容易ですw)

面白そうな人もつまらなそうな人も一通り話しかけてみましょう。なぜイベントに参加しようと思ったのか、楽しんでるか、至らない点はないかなどなど聞き出してみましょう。

それがそのまま話のネタにもなるし、今後の参考になるのでとってもおすすめですよ~

アフターフォロー:意外と大事

これをやるかやらないかで次回以降のイベントに参加してもらえるかどうかが大きく変わるでしょう。去り際別れ際が本当の勝負かもしれません。

デートが終わって駅の改札口で別れ、ふと振り返ってみると相手がスタスタと背中を向けて去っていたら・・・悲しいでしょう?
反対に相手が満面の笑顔で手を振ってくれていたら・・・・!とっても幸せな気持ちになりますよね!!(久しくそんなんねえよ畜生)

 

・告知よりも早く投稿せよ

イベントが終了して参加者が帰ったら、片付けよりも先に、来ていただいたことに対するお礼の投稿をしましょう。

※アンケートを取る場合はこのタイミングでお願いしましょう。どんなに遅くとも翌日の午前中までには出しましょう。(可能であれば会の最後に必ず書いてもらうのがベストです)
時間が経てば経つほど回収率はどんどん下がっていきます!だって1週間前のイベントのアンケートなんて言われても細かいことなんて忘れてませんか?ってかめんどくさいですよね??w
あれば次回のイベント内容の告知もさらっとしましょう。その時点で参加を決めてくれる人も出てきます。
※忘れ物などがあるかもしれません。早く気づけば気づくほど忘れた人も助かりますよね

 

・記録に残そう

お礼の投稿が終わったら、イベントレポートを書いてみましょう文章が苦手なら写真を撮りまくりましょう。
何月何日にどこで何をやってどんな人が来て何が起こったか、みたいな感じで心の赴くまま手が動くままガンガン書いてみましょう。
ブロガーならそれが立派なネタになりますし、それをまた投稿すればまた反応があり次回につながります!
記録があると、実績としてこんなことをやりましたと説明するときにも説得力が増しますのでブランディングとしても大変有効なのです。

 

・参加してくれた人に直接聞いてみよう

可能であれば参加してくれた人に会って「この前のイベントどうだった?」って感じで聞いてみましょう。
ブロガーさんだったら参加したことを記事にしてくれることが多いので、前もってお願いしておくといいかもしれませんね。
あくまでもライトにさらっと聞いたりお願いしてみましょう。アンケートではわからなかった意外な事実を発見できるかもしれません!

 

まとめ:イベントだって参加するだけじゃなくて企画するのも楽しいよ!!

わたしなりに行きたくなるようなイベントの作り方をポイントをおさえて書いてみました。
つらつら書いてきましたが、一番大切なことはやはり「自分たちが楽しむこと」です!
楽しめなければ準備や告知なんて正直面倒で心が折れてしまうことだってあります。でも楽しければきっとそういうことも乗り越えられます!

もしも反響があればもっといろいろテクニック的なものを書いてまとめた応用編的なものも書いていきたいと思いますw他にもこんな方法があるよ!こんなときどうしてるの?など意見や質問があればお気軽にお知らせください^^

twitterでフォローしていただければ、出来る範囲でイベント運営に関する質問にもお応えしようと思います!(FF外やクソリプは華麗にスルーさせていただきますのでご了承ください)

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